Les directives de gouvernance énoncées ci-dessous ont été adoptées par le conseil d’administration afin que la Société suive les meilleures pratiques en matière de gouvernance. Elles tiennent compte des pratiques ayant cours dans les sociétés ouvertes et de nos obligations envers les assurés, nos sociétés membres et les autorités publiques.

Conseil d’administration

À l’exception du président et chef de la direction, tous les administrateurs doivent être indépendants de la Société, puisqu’ils ne doivent avoir aucun lien important avec la Société ni intérêt dans cette dernière. Le président et chef de la direction est un administrateur non indépendant. À titre de salarié et de membre de la direction, il est lié de façon importante à la Société.

Chaque année, dès son entrée en fonction, le conseil élit son président parmi les administrateurs indépendants.

À chaque séance du conseil et de ses comités, les administrateurs indépendants tiendront une rencontre à huis clos, sans la présence des membres de la direction de la Société.

Le conseil d’administration est chargé de la gouvernance de la Société ainsi que de la supervision de la gestion des affaires internes et des affaires publiques. Le rôle du conseil d’administration fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le conseil d’administration veille à ce que la Société soit gérée de façon efficace et efficiente, de manière à concrétiser sa vision, sa mission, ses valeurs et ses objectifs.

Le président du conseil est chargé de diriger les travaux du conseil, en veillant à ce qu’il s’acquitte efficacement de ses responsabilités. Les fonctions du président du conseil font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Les présidents de comité sont chargés de diriger leur comité respectif et de veiller à ce qu’il s’acquitte efficacement des responsabilités précisées dans son mandat. Les fonctions des présidents de comité font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Le président et chef de la direction est chargé de guider la Société dans la concrétisation de sa vision, de sa mission, de ses valeurs et de ses objectifs. Les fonctions du président et chef de la direction font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Les nouveaux administrateurs participent à une séance d’orientation animée par la direction, présentant l’orientation stratégique de la Société et donnant un aperçu de chaque secteur opérationnel.

Tous les administrateurs participent à des séances de formation au cours de l’année. Des exposés y sont présentés sur divers sujets d’actualité pouvant avoir une incidence sur l’orientation stratégique et les activités de la Société.

La Société reçoit de l’information non publique des sociétés membres et des autorités de contrôle. Cette information, de même que l’analyse par Assuris des données sur les sociétés membres, est gardée confidentielle.

Les administrateurs et les employés doivent signer une entente de confidentialité.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière de confidentialité que doivent respecter tous les administrateurs et les employés de la Société.

Les administrateurs et les employés doivent confirmer chaque année qu’ils ont lu les politiques en matière de confidentialité et qu’ils comprennent bien leurs obligations de confidentialité envers Assuris.

La Société est tenue de maintenir une indépendance par rapport aux sociétés membres pour que les entretiens et les décisions à leur sujet soient exempts de partialité.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière d’indépendance que doivent respecter tous les administrateurs et les employés de la Société.

Les administrateurs et les employés ne doivent tirer aucun bénéfice personnel de leurs fonctions à Assuris ni de l’information obtenue d’Assuris.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière de placement dans les sociétés membres afin de s’assurer que les administrateurs et les employés ne puissent utiliser l’information obtenue d’Assuris pour leur bénéfice personnel.

Le conseil d’administration a adopté des politiques concernant les produits courants des sociétés membres destinés aux consommateurs, afin de s’assurer que les administrateurs et les employés ne puissent utiliser l’information obtenue d’Assuris pour leur bénéfice personnel.

Le conseil d’administration a également adopté des politiques en vue d’identifier les apparentés, dans le cas des administrateurs et des employés. Toute opération entre apparentés est divulguée, examinée et déclarée au comité de gouvernance.

Lorsqu’un administrateur se trouve en conflit d’intérêts à l’égard d’une opération ou de toute autre question à l’étude, il est exclu de toutes les discussions et décisions liées à cette question.

Le comité de gouvernance est chargé d’examiner la rémunération des administrateurs. Après consultation avec le comité consultatif de l’industrie, le comité de gouvernance formule ses recommandations au sujet de la rémunération des membres du conseil. Le comité fait appel à des consultants pour s’assurer que la rémunération des administrateurs de la Société correspond aux responsabilités et aux risques qu’ils assument.

Le conseil d’administration doit veiller à réunir des administrateurs ayant les aptitudes, les compétences et l’expérience pertinentes. Chaque année, le conseil recommande à nos membres des candidats susceptibles d’être élus au conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle.

Comités du conseil

Six comités relèvent du conseil d’administration : le comité de détection et de résolution, le comité de communications et de protection, le comité d’audit, le comité de gouvernance, le comité des ressources humaines et le comité des candidatures. Le mandat de chaque comité fait l’objet d’une description écrite approuvée par le conseil et précisant les responsabilités du comité. Chaque comité revoit annuellement son mandat et le fait approuver par le conseil, qui approuve aussi annuellement la composition du comité.

Le comité de détection et de résolution est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques pertinentes afin que la direction :

  • mette en place et maintienne un système de détection des risques d’insolvabilité dans les compagnies d’assurance ;
  • analyse et planifie les diverses méthodes de résolution ;
  • assure la confidentialité de l’information ;
  • étudie les risques systémiques et les changements touchant toute l’industrie ; et
  • influe sur l’orientation de la législation, de la réglementation, des directives et des normes afférentes à la solvabilité.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité de communications et de protection est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques pertinentes afin que la direction :

  • maintienne la protection des assurés à un niveau et dans une ampleur suffisante ;
  • s’assure que l’information sur Assuris et sa protection est exacte et accessible, pour les assurés et les conseillers financiers ;
  • adapte les communications sur la protection aux préoccupations des assurés qui craignent de perdre leurs garanties ;
  • établisse et maintienne des relations avec les sociétés membres, de façon à consolider la crédibilité et la gérance d’Assuris, dans le but de les renseigner sur les projets d’Assuris et de les inciter à soutenir les objectifs qui sont importants pour la Société ;
  • maintienne des relations solides avec les autorités de contrôle en matière de solvabilité et de pratiques commerciales ;
  • s’adresse au ministère des Finances pour proposer des modifications pertinentes à la législation en matière de liquidation ;
  • tisse des liens solides avec les autres fonds de protection canadiens ; et
  • établisse des relations solides avec les autres fonds de garantie à l’échelle internationale.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité d’audit est chargé de superviser la qualité, la rapidité et l’intégrité de la publication des données financières de la Société, ainsi que de superviser directement le travail des auditeurs indépendants. Il est aussi chargé de recommander au conseil d’administration des politiques pertinentes afin que la direction :

  • prépare des rapports financiers exacts ;
  • maintienne des contrôles internes appropriés ; et
  • maintienne des méthodes appropriées de gestion des risques.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques.

Tous les membres du comité, formé d’administrateurs indépendants, ont une bonne connaissance du secteur financier. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité de gouvernance est chargé de recommander au conseil d’administration les directives appropriées pour :

  • assurer l’efficacité du conseil, de ses comités et de chacun des administrateurs ; et
  • assurer la conformité aux directives de gouvernance.

Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité des ressources humaines est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques pertinentes afin que la direction :

  • maintienne une rémunération et des assurances collectives appropriées ;
  • maintienne des pratiques pertinentes en matière de ressources humaines (appréciation du rendement, prévention du harcèlement, perfectionnement professionnel) ; et
  • assure la planification de la relève pour les principaux cadres de direction.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques.

Le comité des ressources humaines est formé d’administrateurs indépendants. Le comité retient les services de consultants pour la vérification de la rémunération des cadres supérieurs, afin de s’assurer qu’elle est adéquate. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité des candidatures est chargé de recommander au conseil d’administration :

  • des candidats potentiels aptes à siéger au conseil d’administration ; et
  • des candidats potentiels aptes à siéger au comité consultatif de l’industrie.

Le comité des candidatures est formé d’administrateurs indépendants. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le conseil d’administration évalue les compétences requises pour être un administrateur efficace. Le comité de gouvernance évalue périodiquement la pertinence de ces compétences.

Le conseil d’administration mène chaque année une évaluation par les pairs, en vue de vérifier l’efficacité de chaque administrateur. Un consultant externe compile les résultats pour en assurer la confidentialité. Le président du conseil reçoit un résumé des résultats de chaque administrateur. Chaque administrateur reçoit un résumé de ses propres résultats ainsi que la note moyenne qui est accordée à l’ensemble des membres du conseil. Le président du conseil discute des résultats globaux avec le conseil et peut rencontrer les administrateurs individuellement pour avoir un entretien sur les résultats de leur évaluation.

Chaque année, le conseil réalise un sondage pour évaluer sa propre efficacité.

Annuellement, chaque comité évalue son rendement à la lumière de son mandat et communique les résultats au conseil d’administration, puis recommande au besoin la modification de son mandat.

Annuellement, le conseil d’administration :

  • évalue le rendement de chaque comité à la lumière du mandat reçu et approuve toute modification apportée aux mandats ;
  • évalue son propre rendement à la lumière de son mandat ;
  • évalue son rôle et approuve au besoin toute modification requise ; et
  • reçoit un rapport du comité de gouvernance sur le respect des pratiques convenues.

Nos directives de gouvernance sont conformes à celles proposées par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) et le Bureau du surintendant des institutions financières.

Le conseil d’administration a adopté des pratiques encadrant l’application de ces directives.

Assuris confirme l’application des directives dans son rapport annuel, communiqué aux sociétés membres.